Organizzazione eventi aziendali: come dare vita a momenti indimenticabili

Ti sei mai chiesto cos’è davvero un evento aziendale, a cosa serve e come dovrebbe essere realizzato?

La premessa più importante da cui è necessario partire riguarda l’importanza cruciale che questo genere di occasioni ha per l’impresa, qualunque essa sia e a prescindere dal suo settore o grandezza. Non è infatti la dimensione di un’azienda a definire il successo del suo operato, quanto la sua modalità di interazione con clienti, dipendenti, fornitori e partner, l’efficacia nella comunicazione dei suoi prodotti o servizi, e naturalmente la qualità del suo servizio.

Ecco quindi che l’evento aziendale andrà a toccare tutte e tre queste direttrici principali: permetterà di interagire; offrirà l’occasione di comunicare; aumenterà la qualità dell’impresa. Rappresenterà quindi, in definitiva, una risorsa preziosissima per il raggiungimento degli obiettivi di business.

Le principali tipologie di evento aziendale

Esistono diverse tipologie di eventi aziendali, che possono essere riassunte sotto un semplice cappello:

1. Eventi Corporate: ossia organizzati per i dipendenti e il personale interno dell’azienda con il fine ultimo di creare coesione e comunicazione con il team di lavoro. L’obiettivo di questi eventi è il prevalentemente il team building, ossia il rafforzamento della fedeltà all’organizzazione e del rapporto tra collaboratori e manager, ma anche l’informazione in merito a nuove regole o protocolli aziendali.
2. Eventi Trade: sono eventi aziendali destinati ai partner commerciali, e avranno come obiettivo principale sia la proposta di prodotti e servizi che la comunicazione dei valori propri dell’impresa, dei risultati raggiunti, dei nuovi progetti intrapresi o delle iniziative portate a termine. Serviranno quindi a incrementare la Brand Reputation, ovverosia la reputazione del marchio.
3. Eventi Consumer: sono eventi aziendali destinati a clienti finali e grande pubblico, e hanno un fine prettamente commerciale che viene apertamente dichiarato. Si tratta di occasioni molto importanti a scopo promozionale, ma anche per comunicare cambiamenti nell’immagine di brand o novità di prodotto.

Qualunque sia l’evento aziendale che è necessario realizzare, esso dovrà essere sempre studiato in ogni dettaglio per trasformarsi in un momento indimenticabile capace di permanere nella mente del target da colpire.

E per ottenere questi risultati, rivolgersi al partner giusto è fondamentale.

Gli step chiave per l’organizzazione di eventi aziendali

Sia che l’evento aziendale sia di tipo Corporate, Trade o Consumer, esistono senza dubbio una serie di regole chiave che è sempre opportuno rispettare perché l’happening abbia successo.

Per comprenderne l’importanza è bene evidenziare le infinite ragioni per cui si sceglie di creare un evento: promuovere prodotti o servizi, rafforzare l’immagine di brand, migliorare il team building e la coesione del gruppo di lavoro, festeggiare un traguardo o un avvenimento, motivare e incentivare il personale, formare i dipendenti, raccogliere fondi, e via discorrendo.

I passi da seguire per una perfetta organizzazione dell’evento aziendale e dai quali è impossibile trascendere sono i seguenti:

• La scelta della tipologia di evento: da definirsi in base all’analisi degli obiettivi aziendali. Permetterà di capire se una cena è, ad esempio, più adeguata rispetto a un seminario, se un viaggio porterà più risultati di un incontro in sede, e via discorrendo.
• La redazione del programma dell’evento: che a priori permetterà di ridurre al minimo la possibilità di commettere errori in corso d’opera.
• La scelta di data, location e durata dell’evento: in modo che siano funzionali ai partecipanti e coerenti con gli obiettivi prefissati.
• La definizione di partner, fornitori e collaboratori che metteranno a disposizione gli elementi necessari a realizzare l’evento: dalla location al catering, dagli arredi agli strumenti multimediali.
• La campagna di comunicazione: che annuncerà e agirà da supporto all’evento, nei tempi e nelle modalità stabilite e in piena coerenza col piano di lavoro.
• L’organizzazione e il coordinamento dell’evento: così come del personale in esso eventualmente coinvolto, e la raccolta delle informazioni post-evento per valutare il sentimenti dei partecipanti e dunque il successo del progetto nella sua totalità.

Come senza dubbio avrai intuito, non si tratta di operazioni semplici né immediate. Al contrario, ciascuno di questi step prevede grande preparazione ed esperienza, oltre che un network di conoscenze e partnership strutturato per ottimizzare budget e tempistiche.

Ecco perché, per organizzare qualunque tipo di evento aziendale, è essenziale richiedere la collaborazione di professionisti specializzati.

Tramite è a tua disposizione.